Personvernerklæring

Syntriq er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles på syntriq.no, i våre egne skjema, Synna AI-chat og kundeportal. For løsninger vi bygger og drifter på vegne av kunder, kan kunden være behandlingsansvarlig og Syntriq være databehandler, jf. personvernforordningen artikkel 28.

Foretak: Syntriq · E-post: hei@syntriq.no

• Kontaktdata: navn, bedrift, e-post, telefon og meldinger du sender oss via kontaktskjema eller e-post.
• Kontodata (kundeportal): e-post, bruker-ID, roller, kundetilknytning og innloggingsstatus.
• Kundeportaldata: innhold, bestillinger, henvendelser, publiseringsstatus og endringshistorikk.
• Synna AI-chatdata: spørsmål og svar i chatten, samt teknisk informasjon som trengs for å gi svar.
• Tekniske data: IP-adresse, nettleser, tidspunkt, logger, feilmeldinger og sikkerhetshendelser.

Vi behandler personopplysninger med ett av følgende grunnlag etter personvernforordningen artikkel 6:

• Besvare henvendelser og gi tilbud — tiltak før avtale (art. 6(1)(b)) eller berettiget interesse (art. 6(1)(f)).
• Levere nettside, kundeportal og support — oppfyllelse av avtale (art. 6(1)(b)).
• Administrere tilgang og sikkerhet — avtale (art. 6(1)(b)) og berettiget interesse (art. 6(1)(f)).
• Drifte, feilsøke og forbedre tjenestene — berettiget interesse (art. 6(1)(f)).
• Regnskap og fakturering — rettslig forpliktelse, jf. bokføringsloven (art. 6(1)(c)).
• Analyse og eventuell markedsføring — samtykke (art. 6(1)(a)) der samtykke kreves, ellers berettiget interesse.

Synna er en AI-resepsjonist drevet av OpenAI. Når du skriver i chatten, sendes meldingen din til OpenAI for å generere et svar. Synna er ment for spørsmål om Syntriq, tjenester, nettsider, kundeportal og relevante prosjekter. Ikke legg inn sensitive personopplysninger (helse, religion, fagforening o.l.), hemmeligheter eller betalingsinformasjon i chatten.

AI-svar kan være unøyaktige og skal ikke regnes som juridisk, økonomisk eller teknisk rådgivning uten menneskelig kvalitetssikring. Det fattes ingen automatiserte avgjørelser med rettsvirkning for deg, jf. personvernforordningen artikkel 22.

Vi bruker leverandører for hosting, AI, database, innlogging, analyse og e-post. Per i dag omfatter dette blant annet:

• Vercel Inc. — hosting, CDN og besøksanalyse
• OpenAI — AI-modell for Synna-chatten
• Supabase Inc. — database, innlogging og lagring (kundeportal)
• Resend (Resend, Inc.) — utsending av e-post fra kontaktskjemaet
• Vipps MobilePay AS — betaling og bestilling der dette er aktivert
• Øvrige e-post- og betalingsleverandører — for tjenester og fakturering

Vi inngår databehandleravtale etter GDPR artikkel 28 med leverandører som behandler personopplysninger på vegne av oss eller våre kunder. Leverandører skal kun behandle opplysninger etter instruks og for det formålet tjenesten krever.

Enkelte leverandører (f.eks. Vercel, OpenAI og Resend) kan behandle data utenfor EU/EØS, primært i USA. Når dette skjer, sikrer vi gyldig overføringsgrunnlag etter personvernforordningen kapittel V:

• EU-kommisjonens beslutninger om tilstrekkelig beskyttelse (f.eks. EU-US Data Privacy Framework), eller
• EU-kommisjonens standard kontraktsbestemmelser (SCC), eller
• Andre lovlige mekanismer etter artikkel 46-49.

Vi lagrer opplysninger så lenge det er nødvendig for formålet:

• Henvendelser og leads: inntil 24 måneder etter siste kontakt.
• Kundedata: så lenge kundeforholdet varer, deretter inntil 12 måneder.
• Regnskaps- og fakturadata: 5 år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13.
• Logger og sikkerhetshendelser: normalt 6-12 måneder.
• Synna-samtaler: slettes eller anonymiseres når de ikke lenger trengs for å levere eller forbedre tjenesten.

Etter personvernforordningen artikkel 15-22 har du rett til innsyn, retting, sletting («retten til å bli glemt»), begrensning, dataportabilitet, innsigelse mot behandling basert på berettiget interesse, og å trekke tilbake samtykke der behandlingen er basert på samtykke.

Henvendelser sendes til hei@syntriq.no. Vi svarer normalt innen 30 dager.

Hvis du mener vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet:

Datatilsynet · Postboks 458 Sentrum · 0105 Oslo · postkasse@datatilsynet.no · datatilsynet.no

Vi bruker tilgangskontroll, kryptering under transport (HTTPS/TLS), innlogging, logging og begrenset datatilgang for å beskytte opplysninger. Ved brudd på personopplysningssikkerheten som kan medføre risiko, meldes hendelsen til Datatilsynet innen 72 timer, jf. personvernforordningen artikkel 33. Berørte personer varsles direkte når bruddet medfører høy risiko, jf. artikkel 34.

Se vår egen cookie-erklæring for hvordan vi bruker informasjonskapsler og lokal lagring, jf. ekomloven § 3-15.

Vi kan oppdatere denne erklæringen når nettsiden, kundeportalen, AI-funksjoner eller leverandører endres. Nyeste versjon publiseres alltid på denne siden.